Решение участвовать в проекте «Бережливая поликлиника» было принято в начале 2018 года. Теперь мы подводим не промежуточные итоги, а оцениваем, насколько справляемся с выполнением целей, которые ставятся нацпроектом, для первичного звена здравоохранения. Однако, хотелось бы подчеркнуть: наличие государственных программ и проектов не отменяет, а только усиливает необходимость развивать свои механизмы управления, операционные процессы и информационные системы в каждом медицинском учреждении, чтобы максимально использовать действительно масштабные возможности, которые дает цифровизация. Приоритетами стали: поддержка врачей как в их текущей деятельности, так и путем создания для них новых инструментов. И во-вторых, совершенствование организации работы учреждения
Изучив цели и задачи «Бережливой поликлиники», мы дополнили их рядом информационных технологий и преобразовали в проект «Цифровая поликлиника», который был реализован на базе консультативно-диагностической поликлиники.
В процесс оказания медицинской услуги вовлечено много людей. Но для пациента маршрутизация (вход — гардероб — регистратура — медсестра — врач, и далее) не разделяется. Поэтому степень удовлетворенности пациента зависит от того, насколько каждый участник процесса вовлечен в него, и эффективна ли коммуникация между всеми участниками. Внедряя принципы бережливого производства, нам удалось выстроить такую схему, при которой минимизируются затраты времени пациентом на каждом этапе.
С позиции бережливого производства то, что не добавляет ценности для потребителя (а в нашем случае – пациента), рассматривается как потери. А их нужно устранить или минимизировать.
Что такое потери в поликлинике: очереди; пересечение потоков больных и здоровых пациентов; неравномерная загрузка врачей и медицинского персонала; отсутствие стандартизации рабочих мест; лишние передвижения пациентов и медперсонала, и так далее. Так, например, чтобы исключить лишние перемещения, на которые тоже тратится время, потребовалось замерять расстояние от одного объекта до другого, исследовать эргономику пространства – а насколько удобно человеку находиться в нем?, посчитать время, которое тратит медсестра для того, чтобы отнести карту с первого этажа на второй. Таким образом, время, которое было потрачено на внедрение электронного документооборота, «окупилось» сторицей. Ведь в будущем уже не нужно ходить из одного кабинета в другой в поисках амбулаторных карт, разыскивать результаты анализов, случайно потерявшиеся в процессе перемещения карт, и так далее…
Во всех поликлиниках была пересмотрена организация пространства, и, не вовлекая дополнительные ресурсы, это пространство было перераспределено и обустроено в соответствии с современными требованиями, например, детской поликлиники. Электронный документооборот значительно снизил нагрузку на регистраторов, таким образом, удалось оптимизировать работу регистратуры, и как следствие, исчезли очереди – масса вопросов к регистраторам уже отпала сама собой. Благодаря этим преобразованиям сократилось время ожидания в очередях и сдачи анализов крови, упростилась запись к терапевту и другим специалистам, увеличилось время работы врача непосредственно с пациентом. И выразилось это в главном - при том же количестве ресурсов можно обслужить больше пациентов, сберечь время для всех. Количество недовольных пациентов, которые либо не успели попасть на прием, либо долго ждали в очереди, заметно уменьшилось, число обращений в контролирующие организации снизилось, и это - показатель, напрямую отображающий качество предоставления услуги.
Автоматизация рабочих мест
Применение медицинской информационной системы (МИС), использование электронной медицинской карты (ЭМК) сократило время на оформление документации на приеме. Созданы условия работы всех врачей с электронной подписью (установлены лицензии сертифицированного ФСБ России криптографического программного обеспечения, подготовлены документы, каждому врачу выдана электронная подпись). Важно, что на документе стоит отметка об электронной подписи, и оригинал подписи врача не требуется.
Введение безбумажного документооборота
Безбумажный медицинский документооборот реализуется по следующим направлениям. Первичная медицинская документация (амбулаторные карты), хранящаяся сейчас в регистратуре, будет перемещена в отдельное подразделение — автоматизированное хранилище медицинских карт. Отказ от бумажной документации в пользу электронного документооборота - это еще и исключение лишних передвижений медперсонала, и перераспределение задач и функций врача и среднего медицинского персонала. Благодаря этому увеличилось непосредственной работы врача с пациентом, включая физикальный осмотр и сбор жалоб и анамнеза, более чем в полтора раза. Благодаря введению электронного документооборота вместо бумажного время ознакомления врача с документацией сократилось в 4 раза за счет быстрого поиска нужной информации в электронном и бумажном вариантах.
Также пациентов стали записывать к узким специалистам врачи на приемах, и, хотя некоторые пациенты считают это неудобным, это экономит их же время, исключая необходимость дополнительно обращаться в регистратуру.
Изменился принцип работы регистратуры. Первая в поликлинике регистратура открытого типа появилась в поселке Барсово, далее, с ликвидацией систем хранения карт, такие регистратуры появятся во всех поселениях. Изменилась и сама задача, с которой испокон веков существовала регистратура. Теперь пациенты не устремляются к дверям больницы затемно, чтобы получить заветный талончик. Объем записи через регистратуру постепенно снижается при сохранении полного объема записи в поликлинике.
Что было сделано:
— проведено техническое переоснащение рабочих мест регистраторов;
— алгоритм работы регистратуры перестроен по принципу получения исчерпывающей услуги в одном окне;
— установлены многофункциональные информационные терминалы самозаписи;
— расписание приема специалистами поликлиники из медицинской информационной системы автоматически выводится на большие плоскопанельные мониторы;
— запущена электронная очередь.
Результаты реализации проекта «Цифровая поликлиника»:
— повышение доступности и качества оказания медицинской помощи;
— повышение пропускной способности и обеспечение более рационального использования труда медработников за счет времени, которое раньше тратилось на печать медицинских документов и их вклеивание в бумажный вариант медицинской карты пациента;
— исключение потери медицинской карты пациента за счет отказа от перемещения ее бумажного варианта;
— снижение числа ошибок из-за «человеческого фактора» за счет использования штрих-кодирования и готовых шаблонов документов;
— экономия денежных средств за счет сокращения расходов на бумагу, картриджи, ремонт и приобретение печатающей техники;
— быстрота получения и выдачи дубликатов (копий) медицинских электронных документов;
— обеспечение безопасного хранения данных за счет использования надежных систем хранения данных и ежедневного резервного копирования.
Окончательный переход на безбумажный документооборот планируется завершить в сентябре 2019 года, когда бумажные медкарты, хранящиеся пока в регистратуре, отправятся в архив.
Цифровое здравоохранение в результате будет означать новый формат отрасли, который создается для того, чтобы более эффективно, минимизируя потери и высвобождая ресурсы, помогать в достижении поставленных нацпроектом целей. При этом стоит отметить, что мы не подстраиваем автоматизированные информационные системы под процессы, а наоборот, с помощью цифровых технологий в лучшую сторону изменяем сами бизнес-процессы медицинской деятельности. Мы уверены, что внедрение информационных технологий, реализация проектов «Бережливая поликлиника» и «Цифровая поликлиника» значительно улучшат полноту и качество медицинского обеспечения населения.