Почему исчезнут бумажные медкарты и когда это произойдет?

Главная задача цифровизации – повысить доверие пациента

Решение участвовать в проекте «Бережливая поликлиника» было принято в начале 2018 года. Теперь мы подводим не промежуточные итоги, а оцениваем, насколько справляемся с выполнением целей, которые ставятся нацпроектом, для первичного звена здравоохранения. Однако, хотелось бы подчеркнуть: наличие государственных программ и проектов не отменяет, а только усиливает необходимость развивать свои механизмы управления, операционные процессы и информационные системы в каждом медицинском учреждении, чтобы максимально использовать действительно масштабные возможности, которые дает цифровизация. Приоритетами стали: поддержка врачей как в их текущей деятельности, так и путем создания для них новых инструментов. И во-вторых, совершенствование организации работы учреждения

Изучив цели и задачи «Бережливой поликлиники», мы дополнили их рядом информационных технологий и преобразовали в проект «Цифровая поликлиника», который был реализован на базе консультативно-диагностической поликлиники.

Мыслить глобально, а действовать локально

В процесс оказания медицинской услуги вовлечено много людей. Но для пациента маршрутизация (вход — гардероб — регистратура — медсестра — врач, и далее) не разделяется. Поэтому степень удовлетворенности пациента зависит от того, насколько каждый участник процесса вовлечен в него, и эффективна ли коммуникация между всеми участниками. Внедряя принципы бережливого производства, нам удалось выстроить такую схему, при которой минимизируются затраты времени пациентом на каждом этапе.

С позиции бережливого производства то, что не добавляет ценности для потребителя (а в нашем случае – пациента), рассматривается как потери. А их нужно устранить или минимизировать.

Что такое потери в поликлинике: очереди; пересечение потоков больных и здоровых пациентов; неравномерная загрузка врачей и медицинского персонала; отсутствие стандартизации рабочих мест; лишние передвижения пациентов и медперсонала, и так далее. Так, например, чтобы исключить лишние перемещения, на которые тоже тратится время, потребовалось замерять расстояние от одного объекта до другого, исследовать эргономику пространства – а насколько удобно человеку находиться в нем?, посчитать время, которое тратит медсестра для того, чтобы отнести карту с первого этажа на второй. Таким образом, время, которое было потрачено на внедрение электронного документооборота, «окупилось» сторицей. Ведь в будущем уже не нужно ходить из одного кабинета в другой в поисках амбулаторных карт, разыскивать результаты анализов, случайно потерявшиеся в процессе перемещения карт, и так далее…

Электронный документооборот как часть процесса, а не как самоцель

Во всех поликлиниках была пересмотрена организация пространства, и, не вовлекая дополнительные ресурсы, это пространство было перераспределено и обустроено в соответствии с современными требованиями, например, детской поликлиники. Электронный документооборот значительно снизил нагрузку на регистраторов, таким образом, удалось оптимизировать работу регистратуры, и как следствие, исчезли очереди – масса вопросов к регистраторам уже отпала сама собой. Благодаря этим преобразованиям сократилось время ожидания в очередях и сдачи анализов крови, упростилась запись к терапевту и другим специалистам, увеличилось время работы врача непосредственно с пациентом. И выразилось это в главном - при том же количестве ресурсов можно обслужить больше пациентов, сберечь время для всех. Количество недовольных пациентов, которые либо не успели попасть на прием, либо долго ждали в очереди, заметно уменьшилось, число обращений в контролирующие организации снизилось, и это - показатель, напрямую отображающий качество предоставления услуги.

  Тотальное внедрение информационных технологий

 Автоматизация рабочих мест

Применение медицинской информационной системы (МИС), использование электронной медицинской карты (ЭМК) сократило время на оформление документации на приеме. Созданы условия работы всех врачей с электронной подписью (установлены лицензии сертифицированного ФСБ России криптографического программного обеспечения, подготовлены документы, каждому врачу выдана электронная подпись). Важно, что на документе стоит отметка об электронной подписи, и оригинал подписи врача не требуется.

Введение безбумажного документооборота

 Безбумажный медицинский документооборот реализуется по следующим направлениям. Первичная медицинская документация (амбулаторные карты), хранящаяся сейчас в регистратуре, будет перемещена в отдельное подразделение — автоматизированное хранилище медицинских карт. Отказ от бумажной документации в пользу электронного документооборота - это еще и исключение лишних передвижений медперсонала, и перераспределение задач и функций врача и среднего медицинского персонала.  Благодаря этому увеличилось непосредственной работы врача с пациентом, включая физикальный осмотр и сбор жалоб и анамнеза, более чем в полтора раза. Благодаря введению электронного документооборота вместо бумажного время ознакомления врача с документацией сократилось в 4 раза за счет быстрого поиска нужной информации в электронном и бумажном вариантах.

Также пациентов стали записывать к узким специалистам врачи на приемах, и, хотя некоторые пациенты считают это неудобным, это экономит их же время, исключая необходимость дополнительно обращаться в регистратуру. 

Регистратура – «лицо» поликлиники

Изменился принцип работы регистратуры. Первая в поликлинике регистратура открытого типа появилась в поселке Барсово, далее, с ликвидацией систем хранения карт, такие регистратуры появятся во всех поселениях. Изменилась и сама задача, с которой испокон веков существовала регистратура. Теперь пациенты не устремляются к дверям больницы затемно, чтобы получить заветный талончик. Объем записи через регистратуру постепенно снижается при сохранении полного объема записи в поликлинике.

Что было сделано:

— проведено техническое переоснащение рабочих мест регистраторов;

— алгоритм работы регистратуры перестроен по принципу получения исчерпывающей услуги в одном окне;

— установлены многофункциональные информационные терминалы самозаписи;

— расписание приема специалистами поликлиники из медицинской информационной системы автоматически выводится на большие плоскопанельные мониторы;

— запущена электронная очередь.

Результаты реализации проекта «Цифровая поликлиника»:

— повышение доступности и качества оказания медицинской помощи;

— повышение пропускной способности и обеспечение более рационального использования труда медработников за счет времени, которое раньше тратилось на печать медицинских документов и их вклеивание в бумажный вариант медицинской карты пациента;

— исключение потери медицинской карты пациента за счет отказа от перемещения ее бумажного варианта;

— снижение числа ошибок из-за «человеческого фактора» за счет использования штрих-кодирования и готовых шаблонов документов;

— экономия денежных средств за счет сокращения расходов на бумагу, картриджи, ремонт и приобретение печатающей техники;

— быстрота получения и выдачи дубликатов (копий) медицинских электронных документов;

— обеспечение безопасного хранения данных за счет использования надежных систем хранения данных и ежедневного резервного копирования.

Окончательный переход на безбумажный документооборот планируется завершить в сентябре 2019 года, когда бумажные медкарты, хранящиеся пока в регистратуре, отправятся в архив.

Цифровое здравоохранение в результате будет означать новый формат отрасли, который создается для того, чтобы более эффективно, минимизируя потери и высвобождая ресурсы, помогать в достижении поставленных нацпроектом целей. При этом стоит отметить, что мы не подстраиваем автоматизированные информационные системы под процессы, а наоборот, с помощью цифровых технологий в лучшую сторону изменяем сами бизнес-процессы медицинской деятельности. Мы уверены, что внедрение информационных технологий, реализация проектов «Бережливая поликлиника» и «Цифровая поликлиника» значительно улучшат полноту и качество медицинского обеспечения населения.